5 tips uit de GTD-methode om je werklast te beheren

Stel je voor: elke dag plan je 3 grote taken om te voltooien, 3 dingen die je in 30 minuten kan afronden en een handvol 5-10 minuten-taken. Het lukt je wel om de 5-10 minuten-taken op te pakken tussen de grote taken door, maar nu blijven je 30 minuten-taken liggen en loopt dat aantal alleen maar op omdat ze van je to-do-lijst af vallen en nooit bovenaan komen te staan. Wat doe je dan?

Het probleem achter het probleem

Werk laten liggen of niet op tijd af hebben is alleen een probleem als het werk dat je hebt besloten te doen minder belangrijk is dan het werk dat je hebt uitgesteld. Als dat het geval is, dan moeten we bespreken hoe je verleid werd om aan minder belangrijke dingen te werken.

Maar als je het belangrijkere werk hebt gedaan, dan hoef je je helemaal niet gestrest te voelen. Zelfs hyperproductieve mensen die goed in balans zijn, hebben altijd taken die ze NIET aan het doen zijn op een gegeven moment. Het sleutelpunt is om je goed te voelen over die taken die niet worden gedaan. In dit artikel geven we je 5 dingen die je kunt doen om dit gevoel zelf te bereiken, allemaal getoetst en bewezen door de Getting Things Done® (GTD) methode.

De betekenis van GTD

‘Hé, er is toch een boek over Getting Things Done?’ Ja, dat klopt! Wat begon als een bestseller van David Allen, is inmiddels uitgegroeid tot een methodiek en mindset. GTD is een holistische aanpak van werkefficiëntie die vooral nuttig is in de snel veranderende omgeving waar moderne professionals zich in bevinden.

Met de GTD-methode creëer je betrouwbare systemen die helpen bij het vastleggen, verhelderen en organiseren van alle taken die je aandacht vragen. Door die taken te verzamelen op een betrouwbare plek, ruim je als het ware je hoofd op en kun je je beter concentreren op het werk dat voor je ligt zonder afgeleid te worden door onafgemaakte zaken. Daar bestaan een aantal vaste stappen voor, zoals we je die ook leren in onze Getting Things Done® Level 1 training.

Dit leidt tot een groter gevoel van controle en competentie, waardoor stressniveaus dalen en productiviteit en creativiteit toenemen. Door deze systematische benadering van taakbeheer te omarmen, kunnen professionals de workflow optimaliseren en een duidelijker pad naar succes faciliteren.

1. Houd een inventaris bij

De meeste mensen houden een inventaris van elke toezegging die ze hebben gedaan in hun hoofd. Haal AL die afspraken en taken uit je hoofd en op papier of een apparaat zodat ze zichtbaar zijn en je ze kunt beheren. Een grondige inventaris verbetert je vermogen om te beoordelen wat belangrijk is en wat niet omdat je kunt zien hoe elke taak zich verhoudt tot je doelen en prioriteiten. Dit is de basis van de Getting Things Done® methode. Onthoud, je kunt alleen vrede hebben met wat je niet doet wanneer je een duidelijke inventaris hebt van alles wat je niet doet.

2. Controleer eerst de juiste zaken

Als je je dag begint, kijk dan naar je kalender en takenlijsten vóórdat je in e-mails of berichten duikt. Laat je niet afleiden door het laatste en luidste dat naar je is gestuurd. Begin door duidelijk te krijgen wat het belangrijkste is. Waarschijnlijk zijn de meeste van je dertig-minuten taken belangrijker dan die vijf-minuten taken.

3. Beperk het laatste en luidste

Vanuit de GTD-methode weten we dat we de neiging hebben om meteen het werk op te pakken dat we net hebben binnengekregen of waar een collega met veel bombarie om heeft gevraagd. Alleen omdat iets urgent lijkt, betekent niet dat het voorrang moet krijgen op je dertig-minuten taken. Leer om je notificaties uit te zetten en je deur dicht te doen als het tijd is om die langere taken te doen. Dit lijken misschien triviale tips, maar de impact kan enorm zijn.

4. Plan voor verrassingen

Dringende en onverwachte verzoeken zijn onvermijdelijk. Dus zou je hier geen voor maken? Reserveer elke dag of om de andere dag een kleine hoeveelheid tijd voor het reageren op het laatste en luidste aan werk, en reageer niet buiten de toegewezen tijd.

5. Voer een cruciaal gesprek

Voor elke taak of overeenkomst waar je ‘ja’ op hebt gezegd, heb je drie keuzes: doe het, doe het niet, of herzie wat je hebt toegezegd. Als je legitiem het juiste werk op de juiste tijden doet en nog steeds taken niet op tijd oplevert, dan moet je een goed gesprek voeren met degenen die op je rekenen. Niemand krijgt namelijk alles, maar dan ook echt alles, op tijd gedaan. Elk teamlid heeft meer werk liggen dan dat diegene kan afronden, maar daarom kun je je er nog wel goed onder voelen omdat je weet dat je dat werk niet bent vergeten en er heus nog een andere dag komt om het op te leveren.