AI tools op de werkvloer: goed of slecht voor onze gesprekken?

Is het een superkracht of struikelblok? Kunstmatige intelligentie (AI) is razendsnel aan het oprukken op kantoor. Iedereen kent Chat-GPT, maar ook generatieve AI voor afbeeldingen en video rukt op. Eerst nog als losse AI tools, inmiddels zien we zakelijke softwareplatformen een inhaalslag maken. Microsoft Teams lanceerde Copilot, Zoom kwam met AI Companion en Google dropte Gemini in de Google Workspace. Stuk voor stuk slimme assistenten die de boel notuleren, samenvatten, vertalen en automatiseren.

Voor jou als manager ontzettend interessant want je wil je team slimmer later werken, niet harder laten zwoegen. Maar met al die technische snufjes rijst de vraag: versterkt AI jouw team wel of drukt het juist op de samenwerking en de gesprekken op de werkvloer?

Het antwoord is gelukkig niet zwart-wit, blijkt uit onderzoek over teamdynamiek. AI kan jouw team wél degelijk een boost geven, maar hoe effectief dat is, hangt grotendeels af van hoe jij als leider in de organisatie met deze technologie omgaat. Want vergeet niet: hoe slim AI ook is, menselijke vaardigheden, oftewel ‘soft skills’, blijven onmisbaar.

De voors van AI in je team

AI kan een enorm positieve impact hebben op de werkvloer. Met name op het gebied van productiviteit kun je ontzettend veel taken overdragen en uitbesteden aan een AI assistent. Immers, hoe meer data je de AI geeft, hoe nauwkeuriger en meer op maat de output wordt. In de praktijk zien we daar nu al de voordelen van:

• Efficiëntere meetings, doordat AI aantekeningen maakt en actiepunten formuleert.
• Meer betrokkenheid over het werk, omdat AI de randzaken overneemt van collega’s zodat zij zich kunnen richten op de taken die er echt toe doen.
• Beter samenwerkende teams, doordat AI bijvoorbeeld patronen herkent op welk moment van de dag medewerkers op hun best zijn en zo taken kan toewijzen.

De tegens van AI tools

Maar door AI toegang te geven tot alle facetten van het werk en dus ook alle gesprekken die gevoerd worden, zijn er ook een aantal risico’s waar je als leiderschap rekening mee wilt houden.

Zwart op wit kan afschrikken

Zo zijn collega’s minder geneigd om te spreken en zich uit te spreken. Als je woorden worden opgenomen en geanalyseerd, dan kan dat afschrikken. Iets dat zwart op wit opgetekend is, kan immers anders overkomen dan hoe je collega het heeft gebracht tijdens de vergadering.

Sentiment duiden is een skill

Want sentiment in verbale en non-verbale signalen zijn lastig te interpreteren voor een AI en worden niet altijd correct opgepikt. Je wenkbrauwen fronsen of de welbekende ‘ja, maar’ zijn de schoolvoorbeelden van het oneens zijn met iets. Terwijl ze ook ingezet worden om aan te geven dat je nadenkt of een onderwerp aftast. Een AI is functioneel ingesteld en zal de nuances nooit zo goed kunnen uitlezen als een mens.

Spreektijd is niet voor iedereen

Dit werkt verder in de hand dat dominante persoonlijkheden nog meer in de gelegenheid zijn om het podium te claimen. Hoewel dit ook weer te analyseren en dus te bewijzen is met AI, houdt AI geen rekening met de reden waarom iemand tijdens de meeting stil blijft. Zit die collega daar voor een update? Is er sprake van een hiërarchische cultuur? Is het simpelweg niet de tijd of de plek voor een kritische vraag? Voor een dergelijke duiding moet je immers niet bij de AI zijn, maar bij de mensen.

Het diepe denkwerk moet je wel blijven doen

Daarnaast zien we dat teamleden minder creatief gaan denken. AI is heel krachtig in taken automatiseren, maar ons brein is ook zo geprogrammeerd dat we de kortste weg willen nemen naar resultaat. Helaas gebeurt het steeds vaker dat medewerkers de AI resultaten klakkeloos overnemen zonder het zonder het diepe denkwerk te doen en verbanden te leggen. Daardoor lopen ze inzichten mis en treden ze minder buiten de gebaande paden, wat juist de organisatie verder kan helpen.

De gevolgen van AI tools voor de organisatiecultuur

Als leider wil je graag de technologie voor je organisatie laten werken. Echter, het gevolg kan zijn dat de impactvolle gesprekken offline en dus buiten het werkveld van de AI gaan plaatsvinden. Of dat er wordt toneelgespeeld in meetings en conversaties.

Hebben je mensen onvoldoende vertrouwen in AI of hoe je als organisatie beslissingen onderbouwt met dergelijke tooling, dan zullen ze geneigd zijn om zich te onttrekken of alleen gewenst gedrag te laten zien. En dat draait een gezonde organisatiecultuur sneller de nek om dan dat je ‘kunstmatige intelligentie’ kunt zeggen.

Waarom ‘soft skills’ nu belangrijker zijn dan ooit

Dat brengt ons toch weer terug op de zachte vaardigheden, dat wat werk zo menselijk maakt. Soft skills helpen om een open cultuur te creëren en te behouden. Juist als je AI inzet om het werk slimmer te maken, moet je actief aandacht blijven besteden aan je medewerkers, hun drive, hun betrokkenheid, hun werkgeluk en hoe je dit alles samenbrengt in een prettige en veilige cultuur waarin iedereen tot zijn of haar recht komt.

Psychologische veiligheid in de werkomgeving bereik je niet door een AI je gesprekken te laten analyseren, maar wel door de conversaties door een mens te laten faciliteren. De AI assistent zal functioneel kunnen uitleggen waar de meeting over ging, maar het zal niet kunnen meevoelen met een collega die bang is om als de zeur gezien te worden. Om dat te kunnen benoemen en bespreekbaar te maken, heb je altijd een mens nodig. Maar het zijn ook twee kanten van dezelfde medaille: een goed begeleide meeting is des te beter samen te vatten door een AI.

Dus, wat moet je dan met AI op de werkvloer?

AI is een krachtige tool die jouw team kan helpen om slimmer en efficiënter te werken. Maar vergeet niet dat menselijk leiderschap en ‘soft skills’ de onmisbare ingrediënten zijn voor een succesvol team in het AI-tijdperk. Door AI op de werkvloer strategisch in te zetten en te focussen op de menselijke kant van werk, creëer jij de organisatie en teams die klaar zijn voor de toekomst.

Om te zorgen dat AI een positieve impact heeft op jouw team, is het belangrijk om het op een doordachte manier te gebruiken. Hier zijn een paar tips:

1. Betrek je team bij de implementatie van AI tools

Bespreek met je teamleden welke voordelen je wilt behalen met AI. Wanneer zetten jullie het wel en niet in? Hoe gaat het jullie werk beïnvloeden? Hoe zit het met bedrijfsgevoelige informatie? Bespreek daarbij de harde kant (taken, processen, randzaken) én de zachte kant (samenwerking, duiding, open communicatie). Een bonustip: leg dit vast in een ‘AI Code of Conduct’, dat ten allen tijde beschikbaar is voor collega’s.

2. Geef je teamleden de mogelijkheid om te leren over AI

Er zijn tal van online en offline trainingen beschikbaar over AI. Dus als jullie je AI assistent hebben gekozen, zorg dan dat je medewerkers de tool en functionaliteiten als hun broekzak kennen. Daarbij is een crash course in ‘prompting’ altijd een goed idee. Hoewel je met AI heel wat rekenkracht tot je beschikking hebt, kan een tool niet ruiken wat je bedoelt met de meest minimale opdracht.

3. Gebruik AI om de menselijke kant van werk te versterken

AI helpt je om te analyseren en patronen te herkennen. Kijk kritisch naar deze informatie (met in je achterhoofd wat AI wel maar vooral dus ook niet kan) om tot nieuwe inzichten te komen. Combineer de inzichten met krachtige gesprekstactieken zoals Crucial Conversations of Situationeel Leiderschap en je hebt een ijzersterke basis om je teamleden te coachen, feedback te geven en een gezamenlijke visie te ontwikkelen.

Voor dit artikel hebben we generatieve AI ingezet 🦾.