Beste Sandra,

Micromanagen is vrijwel altijd een kwestie van een Crucial Conversation die niet wordt gehouden. Dat uit zich in gedrag. Een leidinggevende die zich onzeker of kwetsbaar voelt, heeft de neiging voortdurend over je schouders mee te kijken naar alles wat je doet. Dat is vaak kwetsend en irritant voor de medewerker, die daarop reageert door de manager te ontwijken of ander min of meer vijandig gedrag te vertonen. De oplossing is: praat erover. Als je geen gesprek over vertrouwen en zelfstandig werken kunt voeren, gaat dit van kwaad tot erger.

Dit zijn drie tips die ik je kan geven, in de hoop dat jij en anderen die hiermee zitten deze Crucial Conversation kunnen aangaan.

Tip 1: Houd de juiste Crucial Conversation

Pas op dat het gesprek niet verzandt in een discussie over de voortgang van een project of andere zaken die afleiden van waar het eigenlijk om gaat. Deze kwesties moet je grondig met je leidinggevende bespreken:

• In hoeverre vertrouw je erop dat ik mijn taken goed uitvoer?
• Welk niveau van communicatie tussen ons is efficiënt en afdoende, gezien het vertrouwen dat je in me stelt?

Als je daarbij merkt dat ze jou niet volledig vertrouwt, kun je bespreken op welke manier jij kunt aantonen dat ze jou wél kan vertrouwen. Als je merkt dat ze jou wel vertrouwt maar behoefte heeft aan meer communicatie, ga je verder met de volgende twee tips.

Tip 2: Maak het veilig voor je leidinggevende (en voor jezelf)

Wanneer je het gesprek begint, neem je al bij voorbaat eventuele misverstanden over jouw motieven weg, door ze openhartig te benoemen. Als je dat niet doet, denkt ze misschien dat je kritiek op haar hebt of, nog erger, dat je lekker je gang wilt gaan zonder dat je je tegenover wie dan ook hoeft te verantwoorden. Leg uit dat je zo productief mogelijk wilt functioneren, dat je trots op je werk wilt kunnen zijn en dat zij inziet dat ze erop kan vertrouwen dat je aan haar verwachtingen voldoet. Een vaardigheid die we in de training bespreken is: formuleer een tegenstelling. Dat gaat bijvoorbeeld als volgt:

“Kunnen we een paar minuten nemen om te bespreken hoe we samenwerken? Ik merk dat ik niet zo productief ben als ik zou kunnen zijn. Het klinkt misschien niet aardig, alsof ik je niet achter je sta, of misschien alsof ik het beter weet dan jij. Maar dat is helemaal niet zo. Toch denk ik dat het goed is om erover te praten, omdat ik mijn werk dan beter kan doen in een sfeer waarin ik trots kan zijn op wat ik doe. Kunnen we daarover praten?”

Tip 3: Tot slot: zorg voor motivatie

Zorg ervoor dat je leidinggevende zelf wilt dat hieraan wordt gewerkt, door concrete voorbeelden te geven van de manier waarop haar gedrag problemen oplevert waarvan ze zelf last heeft. Wanneer je een accountabilitygesprek voert (dat wil zeggen, je bespreekt een kloof tussen wat je verwacht en wat je waarneemt, bijvoorbeeld met betrekking tot de managementstijl van je leidinggevende) met iemand die misschien geen belangstelling voor jouw problemen heeft, moet je je inzetten om te laten zien op welke manier de kwestie de ander in de problemen brengt. Als een accountabilitygesprek niet werkt, komt dat vaak omdat we ons volledig richten op hoe we zelf last hebben van een probleem, zonder aandacht te geven aan de manier waarop de ander door dat probleem wordt beïnvloed. Mensen die vaardig zijn in het voeren van accountabilitygesprekken, slagen er vaak in anderen te beïnvloeden door hen te wijzen op gevolgen die ze ondervinden en die ze kunnen veranderen door hun eigen gedrag te veranderen.
Bijvoorbeeld:

“Ik weet dat het voor jou belangrijk is dat ik mijn deadlines haal. Dat vind ik ook belangrijk. Maar soms kom ik in de problemen door de statusrapportage die je van me vraagt. Laatst had ik ’s ochtends voor tien uur tien verzoeken om updates van je in mijn mailbox. Dat is misschien een uitzondering, maar de anderhalf uur die ik besteed aan het beantwoorden van die e-mails, gaat af van de tijd die ik aan het project kan werken.”

Of: “Soms vraag je me of ik plezier heb in mijn werk. En dat heb ik, echt waar. Maar soms baal ik ’s avonds omdat ik het gevoel heb dat je er niet op vertrouwt dat ik het aankan. Ik weet niet goed wat ik kan doen om je vertrouwen te winnen.”

Als je aan je leidinggevende duidelijk kunt maken dat haar gedrag gevolgen heeft die ze niet wil, dan zal ze zich niet door jou aangevallen voelen en zal ze eerder gemotiveerd zijn om iets te veranderen.

Veel succes,
Joseph