Je manager confronteren? 5 toptactieken hoe je dat aanpakt

De afgelopen maanden heb je aan een project gewerkt in samenwerking met een directeur van een andere afdeling. Een manager heeft haar bezorgdheid geuit over waarom het zo lang duurt en heeft zichzelf in het projectteam gezet. Ze probeert te helpen, maar haar manier om de situatie in goede banen te leiden is om apart met jou en de directeur te communiceren via e-mail. Toen je je dit realiseerde, reageerde je naar haar met de directeur in de cc, zodat jullie allemaal op dezelfde golflengte zouden zitten.

In haar VOLGENDE e-mail gaf de manager aan dat ze weer apart met jullie had gecommuniceerd. Hoe confronteer je dan je manager? Hoe spreek je je collega aan en ga je het gesprek aan over hoe het splitsen van de communicatie leidt tot een gebrek aan gedeeld begrip, een gevoel van machteloosheid en verminderde samenwerking en eenheid, ook al is dit in haar ogen de meest efficiënte manier om haar taken af te ronden? 

Daarvoor hebben we een vijftal toptactieken geselecteerd die jij in je volgende gesprek kunt inzetten. Lees je mee?

1. Voer een openhartig en respectvol gesprek

Je bevindt je in een klassiek dilemma van laten zien versus vertellen. Je maakt je zorgen over het gedrag van de manager. Op een respectvolle, subtiele, onopvallende manier heb je geprobeerd haar een betere manier van communiceren te laten zien (“Zie je hoe ik de directeur heb gekopieerd in dit bericht? Dat is de manier waarop we moeten communiceren, hint, hint!”). Maar verdorie, ze heeft het niet begrepen en er is niets veranderd.

George Bernard Shaw zei: “Het grootste probleem bij communicatie is de illusie dat het heeft plaatsgevonden”. Maar al te vaak denken we dat we gecommuniceerd hebben – we hebben gehint, geïmpliceerd, een grapje gemaakt of een gebaar gemaakt. De ander begrijpt ons toch zeker wel! En als ze dan niet reageren, veranderen of akkoord gaan, zijn we afwisselend verbijsterd (hoe kunnen ze zo onwetend zijn?) of gefrustreerd (hoe kunnen ze zo koppig zijn?).

Je vraagt hoe je dit moet aanpakken. Het antwoord is duidelijk: voer een openhartig en respectvol gesprek. Het is tijd om over te stappen van laten zien (“hint, hint”) naar vertellen (“laten we praten over wat hier gebeurt”).

Hoewel het wat eenvoudig is, kan het hoe complex lijken. Hier zijn drie tips om een openhartig en respectvol gesprek te voeren wanneer iemands gedrag je beïnvloedt.

2. Wees duidelijk in je communicatie naar anderen

Niet meer om de hete brij heen draaien. Je moet twee dingen expliciet zeggen: waar je over wilt praten (haar patroon om individueel te communiceren in plaats van collectief) en waarom je erover wilt praten (je positieve intentie om een samenwerkend team te creëren in het belang van dit project en toekomstige projecten). Duidelijk zijn over het eerste helpt de manager om precies te begrijpen wat je bezorgdheid is en om erop te reageren. Duidelijk zijn over het tweede helpt bij het opbouwen van de psychologische veiligheid die elk gesprek nodig heeft.

Het zou kunnen klinken als:

“Ik wil het graag hebben over een communicatiepatroon dat ik heb opgemerkt en waarvan ik denk dat het onze samenwerking en misschien zelfs onze prestaties in de weg staat. Ik weet dat dit project belangrijk is voor ons allebei en dat we investeren in het succes ervan. Ik vind het vaak nuttiger als we allemaal over dezelfde boodschap kunnen communiceren, zodat we met dezelfde informatie en een gedeeld begrip werken. Ik heb gemerkt dat je verschillende e-mails naar mij of mijn directeur hebt gestuurd.”

3. Wees nieuwsgierig in je communicatie naar anderen

Dit is waar de meesten van ons tekortschieten in onze gesprekken. We komen binnen met een vaststaande conclusie (die van jou lijkt te zijn dat het splitsen van communicatie een slechte aanpak is die leidt tot allerlei negatieve uitkomsten). Ons doel in het gesprek is dan om de ander te vertellen waarom wij gelijk hebben en zij ongelijk. Toch weten we uit ervaring dat die gesprekken nooit goed gaan.

Ik zou willen voorstellen dat dit geen “ik heb gelijk, jij hebt ongelijk”-gesprek is. Dit zou een gesprek moeten zijn over “Hoe kunnen we het beste samenwerken om onze gezamenlijke doelen te bereiken?”. Jullie hebben een manier van werken en communiceren waarvan jullie overtuigd zijn dat die jullie zal helpen om het doel te bereiken. Vermoedelijk is de stafchef er net zo zeker van dat haar manier van werken het doel zal bereiken. Maar hoe kan dat als je totaal verschillende manieren hebt om het te doen? Een van jullie moet het mis hebben, toch?

In theorie weten we dat er verschillende effectieve benaderingen kunnen zijn voor dezelfde situatie. In de praktijk hebben we moeite om verder te kijken dan onze eigen beproefde aanpak. Een manier om verder te kijken dan jezelf is door je af te vragen: waarom zou een redelijke, rationele, fatsoenlijke manager op deze manier communiceren?

Het antwoord op deze vraag zou wel eens kunnen liggen in de motieven en waarden die haar drijven. Zoals Elias Porter uitlegde in zijn relatiebewustzijnstheorie, wordt ieder van ons gedreven door verschillende motieven om een gevoel van eigenwaarde te bereiken. Mensen kunnen een gevoel van eigenwaarde krijgen door resultaten te behalen (prestatie), door anderen te ontwikkelen (mensen), of door problemen te analyseren en te begrijpen (proces), of een combinatie hiervan. We kiezen vaak gedrag of manieren om met anderen om te gaan die in lijn zijn met deze kernmotieven. Als mensen verschillende kernmotieven hebben, kiezen ze verschillend gedrag, zelfs als ze hetzelfde willen bereiken.

Nieuwsgierigheid brengt ons ertoe om te vragen: “Ik vraag me af waarom ze dit doet? Wat doet deze manier van communiceren voor haar? Hoe bevredigt het haar behoeften?”

Neem die nieuwsgierigheid mee naar het gesprek. Als je eenmaal duidelijk het wat en waarom van het gesprek hebt gedeeld, laat dan zien dat je net zoveel geeft om haar perspectief als om dat van jezelf door te vragen om begrip.

Vragen kan zo simpel zijn als:

“Ik ben nieuwsgierig naar jullie aanpak. Wat bereik je ermee?”

4. Wees creatief in je communicatie naar anderen

Zoals bij veel gesprekken begin je vanuit een punt van “mijn manier versus jouw manier”. Als we niet oppassen, kunnen we beperkt raken door deze enge, binaire kijk op het probleem en aannemen dat de oplossing een van de twee beginopties zal zijn – mijn manier of jouw manier. Breng in plaats daarvan een geest van creativiteit in het gesprek. Als je eenmaal begrijpt wat ieder van jullie wil, neem dan een stap terug en denk na: “Zijn er verschillende opties om onze doelen te bereiken? Hoe zou dat eruit zien?”

Test je ideeën uit. Stel voor om een nieuwe manier van doen uit te proberen. Geen van jullie beiden hoeft zich voor altijd vast te leggen aan een verandering. Wees gewoon bereid om iets nieuws te proberen en laat weten hoe de test verloopt.

In jouw gesprek zou dit kunnen klinken als:

“Wat als we eens proberen om elke ochtend tien minuten bij elkaar te komen om informatie te delen en af te stemmen? We kunnen dat twee weken doen en dan beslissen of die aanpak werkt.”

5. Relaties gaan langer mee dan projecten

Een laatste ding om te onthouden als je dit cruciale gesprek aangaat: relaties worden gebouwd op de opeenstapeling van onze interacties. Dit project is belangrijk. Dat begrijp ik. Maar ik denk dat jij, je directeur en de manager ook na dit project gaan samenwerken. Zie dit gesprek als een kans om zowel dit project vooruit te helpen als een sterkere werkrelatie op te bouwen voor toekomstige projecten.

Dit blog is gebaseerd op een blog van Emily Gregory van Crucial Learning

PS. Als je meer wilt weten over het werk van Elias Porter over onze motivationele waardesystemen en hoe deze ons gedrag sturen en onze relaties beïnvloeden, kijk dan eens op CoreStrengths.com.