Wees realistisch over de risico’s

De meeste mensen overdrijven de risico’s van hun mond opendoen. “We gaan ons automatisch allerlei voorstellingen maken over de rampen die zich dan zullen voltrekken”, zegt Grenny. Het is logisch dat jouw gesprekspartner eerst verrast of een beetje geërgerd zal reageren. Maar het is absoluut niet waarschijnlijk dat je meteen wordt ontslagen of een aartsvijand hebt gecreëerd. Volgens Grenny moet je juist nadenken over de risico’s van je mond houden. Misschien loopt het project dan uit de hand of verlies je het vertrouwen van het team. Vervolgens weeg je die zo realistisch mogelijk af tegen de eventuele consequenties als je wel ingrijpt.

Of kun je beter even wachten?

Na deze risicobeoordeling besluit je misschien dat je je mening niet nu meteen naar voren moet brengen. “Het kan zijn dat je nog ergens over moet nadenken of dat je verrast werd door de discussie. Misschien wil je eerst inventariseren wat je team ervan vindt”, zegt Weeks. “Als je denkt dat anderen het er ook niet mee eens zijn, moet je misschien eerst je medestanders achter je verzamelen. Anderen leveren misschien een ervaring of informatie die jouw visie ondersteunt. Dan sta je sterker en kun je je standpunt nog beter verdedigen.” Het is ook een goed idee om het gesprek uit te stellen als je in een vergadering zit of als je je in een openbare ruimte bevindt. Wanneer je iemand in een gezagspositie onder vier ogen spreekt, zal hij zich minder snel aangevallen voelen.

Stel een gezamenlijk doel vast

“Voordat je je mening geeft, kun je je afvragen wat belangrijk is voor de ander, zoals de geloofwaardigheid van het team of dat het project op tijd wordt afgerond”, adviseert Grenny. De ander zal eerder geneigd zijn naar je te luisteren als je je verschil van mening in verband kunt brengen met een ‘hoger doel’. Ga er bij dit gesprek niet van uit dat dit verband toch wel duidelijk zal zijn. Het is beter om dit doel heel duidelijk te beschrijven, waardoor je je argumenten een bredere context geeft. Dan word je niet als een lastpost gezien, maar als een collega die zich voor een gezamenlijk doel wil inzetten. “Dan wordt het gesprek eerder een schaakwedstrijd dan een bokswedstrijd”, zegt Weeks.

Vraag toestemming om het oneens te zijn

Dit klinkt misschien wat onderdanig, maar volgens Grenny is dit “een slimme manier om je meerdere psychologische veiligheid te bieden en te bevestigen dat hij de controle heeft.” Je kunt bijvoorbeeld zeggen: “Ik krijg de indruk dat dit besluit voor het eerste kwartaal al vastligt. Maar ik heb redenen om te vrezen dat dit niet gaat lukken. Die wil ik graag even toelichten. Kunnen we daarover praten?” “Dat geeft de ander de keuze om zelf bewust deel te nemen”, zegt Grenny. Wanneer de ander deze toestemming verleent, geeft dit jou meer zelfvertrouwen om je afwijkende standpunten uiteen te zetten.

Blijf rustig

Misschien voel je je hart in je keel kloppen of loopt je gezicht rood aan, maar blijf vooral neutraal in de manier waarop je praat en handelt. “Wanneer je in je houding weerstand of angst uitstraalt, ontkracht dat jouw boodschap”, zegt Weeks. “Je zendt tegenstrijdige signalen uit, waarbij je gesprekspartner moet kiezen hoe hij die moet interpreteren”, legt ze uit. Even diep ademhalen helpt, net als langzaam en doelbewust spreken. “Als je in paniek raakt, spreek je luider en sneller. Het is niet de bedoeling als een bange muis te piepen of te fluisteren. Spreek langzaam en op kalme toon. Dat is zowel voor de ander als voor jezelf rustgevend”, zegt Grenny. Zo straal je zelfvertrouwen uit, ook al voelt dat eigenlijk niet zo op dat moment.

Vel geen oordeel

Wanneer je jouw zorgen uit, let dan goed op je woorden. Grenny adviseert om woorden die een oordeel inhouden te vermijden, zoals ‘kortzichtig’ of ‘overhaast’. Daaraan kan je gesprekspartner zich makkelijk ergeren. Volgens Grenny is het beter om alle bijvoeglijke naamwoorden te vermijden: “Die kunnen anders worden geïnterpreteerd dan je bedoelt, of persoonlijk worden opgevat.” Noem alleen feiten. In plaats van te zeggen: “De deadline voor het eerste kwartaal is naïef” kun je beter zeggen: “We hebben dit in het verleden viermaal geprobeerd. Twee keer kregen we het op tijd af, maar dat was in andere omstandigheden.” Volgens Weeks is het beter om neutraal en doelgericht te blijven: “Praat niet over de spelers, maar over het probleem. Beschouw het als een eerlijk verschil van inzicht, als toegevoegde waarde voor de manier waarop er over de kwestie wordt nagedacht.”

Blijf bescheiden

“Benadruk dat je jouw mening geeft en niet de absolute waarheid verkondigt”, zegt Grenny. “Ook al is je verhaal goed gedocumenteerd en goed onderzocht, het blijft jouw mening. Spreek dus in onderzoekende termen en doe niet net of je alles zeker weet.” In plaats van te zeggen: “Als we het einde van dit kwartaal als deadline aanhouden, halen we het nooit”, kun je beter zeggen: “Het is mijn mening, maar volgens mij is het niet mogelijk om die deadline te halen.” Volgens Weeks is het een goed idee om je boodschap in te bedden in opmerkingen als: “Ik denk even hardop.” Dat geeft ruimte voor een dialoog. “Terwijl je je standpunt uiteenzet (als standpunt, niet als feit) laat je zien dat je nieuwsgierig bent naar andere standpunten,” zegt Grenny. Wijs de ander erop dat dit jouw kijk op de kwestie is en nodig de ander uit om daar kritisch over na te denken. Weeks geeft als voorbeeld: “Misschien kun je me vertellen wat ik over het hoofd zie?” Stel je oprecht open voor andere meningen.

Erken de gezagspositie van de ander

De bevoegdheid om de uiteindelijke beslissing te nemen ligt bij de ander. Het is verstandig om dat te erkennen. Je kunt bijvoorbeeld zeggen: “Ik begrijp dat jij eindverantwoordelijk bent. Jij beslist natuurlijk.” Grenny vult aan: “Daarmee laat je zien dat je je bewust bent van je positie, maar je wijst de ander er ook op dat hij een keuze heeft. Maar kom niet op je standpunt terug en geef geen complimenten die je niet echt meent.” “Je wilt respect voor de ander tonen zonder afbreuk te doen aan je zelfrespect”, zegt Weeks.

Uitgangspunten om te onthouden

Wel doen:

• Leg uit dat je een andere mening hebt en vraag of je die kunt bespreken.
• Vat de oorspronkelijke uitgangspunten of beslissingen samen om te laten zien dat je ze begrijpt.
• Praat langzaam en op een neutrale toon. Dat is zowel voor jezelf als voor de ander rustgevend.

Niet doen:

• Ga er niet van uit dat een verschil van mening schadelijk is voor je relatie of je carrière. De gevolgen zijn vaak minder ernstig dan je denkt.
• Presenteer jouw meningen niet als feiten. Leg eenvoudigweg uit hoe jij ertegenaan kijkt en sta open voor een dialoog.
• Gebruik geen oordelende termen zoals ‘haastig’, ‘ondoordacht’ of ‘verkeerd’. Daar kan je gesprekspartner zich snel aan ergeren.

Casus #1: Toon respect voor het idee

Victor Chiu, manager Business Development bij Centaria Properties in Vancouver, vreesde dat zijn baas Patrick een overhaaste beslissing zou nemen. Door de lage prijs van Canadese olie waren de omstandigheden gunstig om in onroerend goed te investeren. Patrick had in Alberta een terrein met een magazijn gezien; hij vond dat de onderneming dat moest kopen. “De recessie was in Alberta nog maar net begonnen,” legt Victor uit. “De olieprijs was gedaald tot 45 dollar per vat, maar de prijs zakte nog steeds en de situatie leek zich nog niet te stabiliseren.” Victor maakte zich zorgen dat het bedrijf zich deze aankoop nu niet kon veroorloven. Hij besloot zijn mening te geven.

Victor keek zijn baas recht aan en sprak rustig, zonder spanning. Hij vroeg Patrick zijn opties nog even open te houden over dit voorstel. Hij zei: “Ik vind het op zich een goed idee, maar de olieprijs is nog niet zo lang aan het dalen en het dieptepunt is nog niet in zicht. Ik denk dat we binnenkort meer kansen krijgen die nog beter en gunstiger zijn.” Hij wist dat het belangrijk was om zijn respect voor Patrick en diens idee te uiten en te benadrukken dat het belang van het bedrijf voorop stond. Hij stelde ook een oplossing voor: “Laten we nog even wachten of er nog een betere kans voorbijkomt en dan toeslaan.”
“Wanneer je het niet eens bent met iemand in een gezagspositie, moet je daar altijd een constructieve reden voor geven. In mijn geval was dat de timing”, zegt Victor. Patrick voelde zich niet aangevallen en was nieuwsgierig naar Victors overwegingen. Uiteindelijk besloten ze de investering uit te stellen.

Casus #2: Het gaat over het bedrijf, niet over jou

Mike McRitchie, eigenaar van het consultancybedrijf Critical Path Action, heeft al vaker redenen gehad om het oneens te zijn met zijn leidinggevenden.

In zijn vorige baan als manager van een klein consultancybureau was hij het niet eens met de manier waarop zijn baas (de eigenaar van het bedrijf) een besluit over ziektekostenverzekeringen wilde nemen. Zijn baas wilde het personeel hun mening over twee opties vragen en de uiteindelijke keuze tussen deze twee opties aan hen overlaten. “Ik vond dat wij als leidinggevenden dat besluit moesten nemen en dat we het niet aan het personeel moesten overlaten”, legt Mike uit. “Ik ben een groot voorstander van feedback vragen, maar als het op een moeilijke beslissing aankomt vind ik het niet eerlijk om die verantwoordelijkheid bij het personeel te leggen.”

Mike besloot zijn mening te geven en benadrukte dat hij het beste voor het bedrijf wilde. Hij lette erop dat zijn lichaamstaal geen twijfel of onzekerheid uitstraalde. Zijn baas was eerst verbluft. Hij kende Mike als iemand die niet snel op de voorgrond trad; het was niets voor hem om het openlijk oneens te zijn met een besluit. “Mijn baas zag wel in dat bij mij het belang van het bedrijf, de directie en het personeel voorop stond”, zegt Mike. “Het ging niet om wat ik zelf wilde.”
Zijn baas stemde erin toe van deze vorm van democratie af te zien. “Hij heeft me er altijd om gerespecteerd,” zegt Mike. “Als je iets doet vanuit het belang van het bedrijf en niet uit eigenbelang, is de kans groot dat er naar je wordt geluisterd.”