Q&A – 5 tips om je focus te verbeteren

ANTWOORD

Beste Maarten,

Dit is zo’n veelvoorkomendg probleem dat we hier onlangs een onderzoek naar hebben gedaan. We hebben 1.600 mensen ondervraagd over hun vermogen, of beter gezegd onvermogen, om zich te concentreren. Dit is wat we hebben geleerd:

• 2 van de 3 respondenten zeiden dat ze moeite hebben om zich volledig te concentreren op een enkele taak of persoon.

• 60 % zei dat het langste dat ze zich op een taak kunnen concentreren zonder afgeleid te worden, ongeveer 20 minuten is.

• 1/3 van de respondenten zei dat ze zich maar 10 minuten op een taak kunnen concentreren voordat ze worden afgeleid. 10 minuten!

• Van de respondenten die zeiden dat ze moeite hebben om zich te concentreren, zei 73% dat ze zich overweldigd en uitgeput voelen en 72% zei dat ze zich gestrest voelen en traag werken.

• De helft van hen zei ook dat ze zich aan het einde van een drukke dag niet voldaan voelen, alsof ze zichzelf en anderen in de steek hebben gelaten.

Als mensen aan afleiding denken, denken ze meestal aan meldingen op hun telefoon of e-mail en mensen die hun kantoor binnenlopen. Maar door met mensen uit alle lagen van de bevolking te werken heb ik geleerd dat de meest schadelijke afleidingen door onszelf worden veroorzaakt. Ja, het kan nuttig zijn om die externe dingen te minimaliseren, maar ik heb gezien hoe mensen afgeleid raakten terwijl ze probeerden in stilte op kantoor te werken.

Klinkt dit bekend?

Hier zijn enkele tips die kunnen helpen.

JE HOOFD LEEGMAKEN
Als je je geest niet leegmaakt, voel je je niet gefocust, hoe stil je omgeving ook is. Je voelt je afgeleid, verward, gedwongen om te multitasken – allemaal vanwege het conflict in je geest. De geest laat voltooide taken gemakkelijk los, waardoor hij vrij is om ideeën te genereren en zich te concentreren op aanwezige prikkels, maar onafgemaakte taken kan hij niet loslaten. We zijn gefocust om dingen voor elkaar te krijgen, en we kunnen niet rusten totdat we dat doen.

De beste manier om je hoofd leeg te maken, is met een ‘minddump’. Pak een papier en een pen en stel een timer in op vijf minuten. Schrijf gedurende die vijf minuten alles op wat je aandacht trekt, alle dingen die je zou of zou moeten doen. Dit kunnen boodschappen zijn die je moet doen, telefoontjes die je moet plegen, e-mails die je van plan was te verzenden, projecten die je wilt starten of beëindigen.

Maak je geen zorgen over kwaliteit, ga voor kwantiteit; schrijf zoveel mogelijk items op. De meeste mensen maken een lijst van 20-30 items, maar dit raakt eigenlijk alleen de oppervlakte. Er zit zoveel meer in ons hoofd. Bekijk vervolgens wat je hebt opgeschreven. Wat vind je van die dingen die moeten en moeten nu ze op papier staan? Je voelt je waarschijnlijk een beetje beter. Misschien heb je een gevoel van meer controle of voel je je wat minder gestrest. Waarom? Is er iets aan die items veranderd? Heb je de taken voltooid? Nee. Je verplaatste ze gewoon van binnenuit je geest (zittend als last) naar voor je ogen (definieerbare taken).

KIJK ALS EERST NAAR JE AGENDA EN TAKENLIJST
Focus begint wanneer je voor het eerst wakker wordt. De meesten van ons worden ’s ochtends als eerste in e-mail of een vorm van media gezogen. Maak deze fout niet. Neem elke ochtend twee tot drie minuten de tijd om jouw agenda en takenlijsten door te nemen voordat je je in je e-mail of werk stort. Wanneer we de dag beginnen met het bekijken van e-mail, plaatsen we een lens van ‘nieuwste en luidste’ voor onze ogen. Dit levert een belangrijke bijdrage aan die “drukke maar onproductieve” dagen. Begin jouw dag door snel te bekijken wat jij gedaan wilt krijgen en je zult merken dat je vaker aan je belangrijkere projecten en taken werkt.

PLAN TIJD VOOR WERK
Je moet elke dag tijd vrijmaken om werk te doen, te bepalen welk werk je later moet doen en werk af te handelen dat je niet had gepland (allemaal afzonderlijk). En zeg niet dat je geen tijd hebt; je werkt al in deze modi, maar je doet dit waarschijnlijk allemaal tegelijk, wat ongelooflijk inefficiënt is. Bijvoorbeeld, in plaats van de hele dag e-mails weg te werken, besteed je eenmaal per dag 45 minuten aan het verwerken van jouw e-mailinbox om te bepalen welk werk je moet doen als gevolg van die e-mails. Vul vervolgens je agenda en takenlijsten in en concentreer je op het doen van dat werk in de komende dagen.

ZEG NEE
Het is moeilijk om je te concentreren als je verdrinkt in kansen van wat je zou kunnen doen. Maak er een gewoonte van om nee te zeggen tegen dingen die niet in overeenstemming zijn met jouw langetermijndoelen. De beste manier om nee te zeggen is door je goede bedoelingen te delen en uit te leggen waarom. Probeer dit eens: “Mijn doel is om een solide bijdrage te leveren en het team te helpen waar ik kan, maar ik wil mezelf ook niet overbelasten. Als ik akkoord ga met jouw verzoek, loop ik een groot risico dat ik mijn andere verantwoordelijkheden en deadlines niet nakom, wat niet eerlijk zou zijn tegenover jou, mij of het team. Ik denk dat het voor mij het beste is om me hier nu niet aan te binden.” Uiteindelijk kun je je tijd overal aan besteden, maar je kunt je tijd niet aan alles besteden.
Tenslotte…

MINIMALISEER EXTERNE AFLEIDINGEN
Sluit je e-mail en andere communicatie-apps wanneer het tijd is om zinvol werk te doen. Houd jezelf niet voor de gek door te denken dat je die dingen en meldingen kunt negeren – je hersenen zijn geconditioneerd om erop te reageren op zoek naar dopamine-hits. En leg je smartphone weg wanneer mogelijk. Ik weet dat dat misschien eng klinkt. Maar wat is erger: af en toe een uur zonder je smartphone, of je doelen niet bereiken omdat je je niet kunt concentreren? Als je je telefoon niet nodig hebt voor de activiteit die je doet of het gesprek dat je voert, leg hem dan ergens anders neer.

Als het om afleiding gaat, heb jij de leiding. Geef niet iedereen de schuld (“Mijn manager blijft…”) of al het andere (“Mijn meldingen blijven…”). Neem eigenaarschap over jouw focus. We hebben gewerkt met een aantal van de drukste mensen op aarde die zich concentreren op wat voor hen het belangrijkst is, ook al hebben ze talloze mogelijkheden voor excuses om afgeleid te worden. Ik deel dat om duidelijk te maken dat echte focus binnen handbereik ligt. Het gaat minder om wat er om je heen gebeurt en zoveel meer om hoe je omgaat met wat er om je heen gebeurt.

Justin