Q&A – Communicatieproblemen op het werk oplossen

ANTWOORD

Beste Johan,

Helaas sta je niet alleen in jouw dilemma. Als je kijkt naar organisatie- en teamonderzoeken, scoort ineffectieve communicatie altijd als een van de drie belangrijkste problemen. En zoals je duidelijk hebt ervaren, is dit probleem niet goedaardig – de gevolgen zijn zeer ernstig.

Dus waarom wordt dit probleem niet opgelost? De meest voor de hand liggende reden is dat dringende zichtbare prioriteiten altijd belangrijker zijn dan onzichtbare prioriteiten. Wanneer mensen te maken hebben met doelen, deadlines en vergaderingen, is het moeilijk om te stoppen en na te denken over het repareren van infrastructuur. Een andere reden is dat het verbeteren van de communicatie zelden wordt meegenomen in functioneringsgesprekken. En tot slot, slechte communicatie blijft bestaan omdat managers soms gewoon de problemen niet zien die het veroorzaakt. En als de mensen die het dichtst bij de problemen staan, de problemen niet op een belangrijke manier aan de oppervlakte brengen, weten managers misschien wel van de problemen, maar ‘voelen’ ze het probleem misschien niet genoeg om er een prioriteit van te maken. Elke oplossing zal dit soort problemen moeten aanpakken.

Daarom volgen hier een paar suggesties om u te helpen de communicatie binnen jouw organisatie te verbeteren:

1. PLAN REGELMATIG TIJD IN OM TE COMMUNICEREN Als er een probleem optreedt als gevolg van slechte communicatie, schrijf dan een korte beschrijving van het probleem, een lijst met enkele mogelijke gevolgen en een voorgestelde oplossing. Zoek dan een “veilig” moment om er met je leidinggevende over te praten.

Het gesprek kan ongeveer als volgt klinken: “Ik heb een communicatieprobleem opgemerkt dat, indien opgelost, het team effectiever zou maken en ik zou er graag een paar minuten over willen praten. Hier in het lokale kantoor krijgen we vaak geen informatie waarmee we prioriteiten kunnen stellen aan onze projecten. Hierdoor wachten we totdat we de benodigde informatie hebben en haasten we ons om het project op tijd af te ronden. Dit zorgt voor veel stress en fouten. Ik vraag me af of we een wekelijks gesprek van een kwartier kunnen plannen om de prioriteiten te bespreken en eventuele vragen of communicatieproblemen te bespreken die, indien beantwoord of opgelost, ons zouden helpen productiever te zijn.”

2. IDENTIFICEER EN DEEL EFFECTIEF EN INEFFECTIEF GEDRAG De tweede benadering richt zich op het gedrag van individuele managers en misschien zelfs teamleden. Identificeer het gedrag dat werkt, niet werkt of ontbreekt – op alle niveaus. Als je ze kunt identificeren, ga dan het gesprek aan – leid het gesprek in met een observatie en een vraag. Bijvoorbeeld: “Ik heb gemerkt dat wanneer een van de teamleden je benadert met een bezorgdheid over de status van het project, je dit vaak wegwuift totdat je voelt dat je tijd hebt om het probleem aan te pakken. Dan is het vaak te laat en ligt het project ver uit de richting. Kunnen we hierover praten en kijken wat er kan worden gedaan om enkele verbeteringen aan te brengen?”

Het is altijd het beste om bij jezelf te beginnen en dan naar de volgende persoon te gaan. Als je weerstand ondervindt, deel dan jouw intentie – je probeert de communicatie te verbeteren zodat het team effectiever kan zijn.

3. GEGEVENS VERKRIJGEN DOOR EEN ENQUÊTE UIT TE VOEREN Een van de beste manieren om de aandacht van managers en technici te trekken, is door gegevens te delen. Voer een enquête uit om voldoende en significante gegevens te verkrijgen. Een enquête helpt je bij het identificeren van de problemen waaraan je moet werken en bij het vinden van oplossingen voor de belangrijkste problemen.

Begin bij het maken van jouw enquête met het stellen van deze drie vragen:
1) Welk gedrag helpt ons om ons werk gedaan te krijgen?
2) Welk gedrag belemmert ons werk?
3) Maak een lijst van specifieke suggesties om ons werk of ons team te verbeteren.

4. KRIJG SUPPORT DOOR MET JE COLLEGA’S TE PRATEN Ik heb ooit een manager horen zeggen dat als iemand met een probleem en een oplossing naar haar toe kwam, ze erover moest nadenken. Als een groep met een probleem en een oplossing kwam, moest ze daar aandacht aan besteden. Dus om de aandacht van het management te krijgen, moet je support krijgen van het hele team. Neem contact op met je collega’s om te zien of zij een soortgelijke frustratie voelen en zo ja, waar precies hun pijnpunten zitten. Stel vervolgens een gestructureerde oplossing voor. Laat een of twee mensen het teamplan aan de manager presenteren om ervoor te zorgen dat hij of zij zich niet overweldigd en in de minderheid voelt.

Kortom, communicatie mag niet aan het toeval worden overgelaten. De gemakkelijkste manier om veel van deze problemen op te lossen, is door regelmatig tijd in te plannen om te communiceren over wat wel en niet werkt. In mijn ervaring zullen de eerste problemen die aan de oppervlakte komen veilige, eenvoudige, minder controversiële problemen zijn. Maar zodra leiders laten zien dat ze toegewijd zijn aan het proces, zullen de echte problemen aan de oppervlakte komen en kunnen er verbeteringen worden aangebracht.

Dit proces versterkt een belangrijke bevinding van ons onderzoek naar cruciale gesprekken: alle gezinnen, teams en organisaties hebben problemen. Het verschil tussen goed en groot is hoe snel en respectvol problemen worden opgelost.

Succes,
Al