Q&A – Moet je mensen publiekelijk ter verantwoording roepen?

ANTWOORD

Beste Yeng,

Managers (van mensen en projecten) moeten vaak moeilijke keuzes maken. Moeten we investeren in deze technologie of in die andere? Moeten we deze of de andere persoon aannemen? Moeten we onze inspanningen richten op deze markt of die markt? Omdat zoveel van het werk van een manager een nulsomspel is, is het geen wonder dat velen binair denken ontwikkelen en veel keuzes zien als afwegingen.

Jouw vraag stelt je voor een moeilijke binaire keuze tussen twee verschillende waarden: moet je jouw teamlid respecteren door hem niet uit te foeteren of moet je eerlijk zijn over de gemiste deadlines? Respect of openhartigheid? Welke kies je?
Hier is mijn advies: kies niet. Verwerp de keuze als het een kunstmatige en valse binaire is. Het is mogelijk, in deze en andere situaties, om zowel respectvol als openhartig te zijn. Je kunt beginnen door te geloven dat je dat kunt. Sterker nog, bedenk dit: direct en openhartig zijn is een van de meest authentieke manieren om echt respectvol met een ander om te gaan.

Hier is hoe je kunt beginnen.

CREËER EEN TEAMNORM
Leg uit hoe je omgaat met gemiste deadlines en waarom. Wanneer je aan een project begint (of met nieuwe teamleden gaat werken) erken je gezamenlijk dat deadlines op een gegeven moment door iemand gemist zullen worden. Geen enkel project in de geschiedenis van projecten is ooit precies zo verlopen als gepland. Als je eenmaal de verwachting hebt uitgesproken dat mensen af en toe deadlines zullen missen, bespreek dan hoe je daarmee omgaat. Begin met je goede voornemen en laat iedereen precies weten hoe je met missers omgaat en waarom. Het zou kunnen klinken als:

“Omdat zoveel andere projecten afhankelijk zijn van dit project, moeten we als groep praten over missers. Als iemand een deadline mist, heeft dat gevolgen voor iedereen. Dus, als dat gebeurt, laten we het als groep aanpakken, elkaar steunen, het probleem samen oplossen en weer op het goede spoor komen.”

MAAK HET VEILIG
Herinner mensen indien nodig aan de teamnorm en de gedeelde verwachting. Wanneer iemand een deadline mist, wat onvermijdelijk is, kun je psychologische veiligheid in de groep creëren door hen eraan te herinneren hoe jullie zijn overeengekomen om missers aan te pakken. Nu de veiligheid is gewaarborgd, kun je mensen erbij halen en niet wegsturen. Het zou zo kunnen klinken:

“Bedankt voor het laten weten van de uitglijder. Zoals we allemaal aan het begin van dit project hebben besloten, zijn deze momenten goede kansen voor ons als team om problemen op te lossen en elkaar te steunen. Kun je ons helpen begrijpen welke factoren hieraan bijdragen?”

Let op de versterking van de verantwoordelijkheid van het team: “Kun je ons helpen het te begrijpen” in plaats van “Kun je mij helpen het te begrijpen?”. Omdat je een verwachting van verantwoording hebt ingesteld, kun je nu verantwoording afleggen aan het team en niet alleen aan jezelf.
Op dit moment ben je misschien gefrustreerd over mijn antwoord. Tot nu toe heb ik voorgesteld wat je eerder had kunnen doen, maar het paard is uit de stal! Team normen zijn geweldig en zo, maar als je ze nog niet hebt, wat kun je dan nu doen?

DOE HET PERSOONLIJK, PUBLIEKELIJK
Als je de verwachting niet hebt uitgesproken dat het afleggen van verantwoording een teaminspanning zal zijn, denk ik dat je het gesprek het beste privé kunt voeren, één op één. Zorg er echter wel voor dat je de rest van het team duidelijk maakt dat deze gemiste deadlines zullen worden aangepakt en niet zomaar worden genegeerd. Dus, maak het openbaar. Het zou zo kunnen klinken:

“Ik wil graag praten over de gemiste deadlines en hun impact. Ik zal een tijd afspreken voor ons tweeën om later te praten en daarna kunnen we het team een update geven.”
Op deze manier behoud je de veiligheid van het individu door het gesprek privé te houden, maar geef je het team het signaal dat het gesprek zal plaatsvinden. Bovendien leg je de basis voor toekomstige verantwoording, en misschien zelfs een nieuwe teamnorm, door je ertoe te verbinden verslag uit te brengen aan het team.

Hopelijk helpt het!

Hartelijke groet,
Emily