Een nieuwe flow binnen de organisatie

Toen ik voor het eerst begon met het beoefenen van de Getting Things Done methodiek, zag ik het als een zeer individuele onderneming. Ik ging de manier veranderen waarop ik alle inkomende informatiestromen beheerde en kon genieten van een hogere productiviteit en minder stress. Na drie jaar als individu Getting Things Done toegepast te hebben én onderdeel te zijn van een organisatie dat GTD toepast, realiseerde ik me dat dit ons een hele nieuwe taal heeft gegeven en de manier waarop onze teams samenwerken aanzienlijk heeft verbeterd. Ik zal u een paar voorbeelden geven van de invloed van GTD-terminologie op onze teams.

Eerstvolgende Actie

Ik vind dat vergaderingen of gesprekken te vaak eindigen met een beslissing. We zijn samengekomen om iets te bespreken en we weten dat we klaar zijn als we instemmen met een beslissing. Maar met GTD hebben we de manier waarop onze vergaderingen eindigen veranderd door te vragen: “Oké, dus nu we beslissen om verder te gaan met Project x, wat is de Eerstvolgende Actie, wie voert die uit en heb ik zelf een eerstvolgende actie?”. Ik ben verrast hoe vaak die vraag binnen andere organisaties wordt beantwoord met onzekere blikken. Er wordt niet echt nagedacht over de eerstvolgende actie. Het doel van de bijeenkomst was om een ​​beslissing te nemen en toen dat het eenmaal gedaan was, waren we klaar. Een beslissing zonder plan is als een auto zonder motor. Het gaat nergens heen. De taal van ‘Eerstvolgende Actie’ helpt onze teams de vaart het momentum te behouden na vergaderingen.

@Wachten op

Ik houd van mijn ‘@Wachten Op’ lijst. Van al mijn lijsten is dit degene die de meest positieve bijdrage levert ​​aan mijn gemoedstoestand. Ik weet van mijzelf dat als ik iets moet doen, dat ik het dan voor elkaar ga krijgen. Maar wanneer ik iets belangrijks delegeer aan iemand anders, bekruipt mij een zorgelijk gevoel. Wordt het gedaan? Wanneer wordt het gedaan? Krijg ik te weten dat het gedaan is?

Het hebben van een @Wachten Op lijst geeft mij een plaats om al die items die ik gedelegeerd heb te verzamelen zonder ze uit het oog te verliezen. Ik weet dat ze er zijn, veilig en gezond. Ik kan de status controleren wanneer ik wil en er is een gemeenschappelijke taal waarmee ik dat eenvoudig kan doen. Zo kan ik moeiteloos een één-op-één gesprek beginnen met mijn manager door te zeggen: “Ik zou willen controleren wat ik voor je heb op mijn @Wachten Op lijst.” Omdat hij GTD kent en gebruikt, weet hij wat een @Wachten Op lijst is. De gedeelde taal zorgt voor veiligheid en een gemeenschappelijk doel, waardoor taken en projecten gemakkelijker te volgen zijn.

Verzamelen

Net als ‘Eerstvolgende Actie’ is ‘Verzamelen’ een geweldig woord voor vergaderingen. Tegen het einde van een discussie zal iemand in mijn team onveranderlijk vragen: “Heeft iemand dit vastgelegd?” Als het antwoord nee is, pauzeren we snel en wijzen we iemand aan die alles vastlegt en vervolgens deelt met de groep. Het is ook een handige manier geworden om een moment van reflectie te hebben zonder langzaam te lijken. Tijdens een één-op-één gesprek vorige week zei een van mijn medewerkers: “Oké, ik vind dat een goed idee. Laat me even een moment nemen om dat vast te leggen.” Normaal gesproken waren we gewoon doorgegaan met het gesprek en vertrouwden we op ons geheugen om het vast te leggen na het gesprek. Maar toen gebeurde er iets heel gaafs! Hij pauzeerde even om vast te leggen wat we hadden besproken. Dit gaf ons beide de tijd om een minuutje goed na te denken. In het midden van zijn verslaglegging keek hij op en zei: “Weet je, ik heb hier eigenlijk nog een andere gedachte over.” En, dat had ik ook! De korte pauze om te Verzamelen creëerde een mogelijkheid om te reflecteren op het idee dat we hadden en hier een nog betere oplossing voor te bedenken.