Beste medewerker,

Wanneer moet je je mond opendoen en op welke manier? En wie moeten daarbij worden betrokken? Dat zijn lastige vragen die verstrekkende gevolgen kunnen hebben. Laten we even een paar dingen op een rijtje zetten.

Om te beginnen, wie hoort hier eigenlijk het initiatief te nemen? En hoe weet u of u dat zelf bent? Mijn ervaring is dat je naar twee aspecten kunt kijken om deze vragen te beantwoorden.

1. Maak het (direct) bespreekbaar

Let op dat stemmetje in je hoofd dat begint te schreeuwen, of dat maar niet wil weggaan. Toen de nieuwe medewerker zijn vraag stelde, hoorde die vrouwelijke medewerker waarschijnlijk een stemmetje in haar hoofd dat zei: “Mannenlunch? Is dat wel zo’n goed idee?” of “Moet ik die reservering regelen? Wat is dat voor onzin?” Ze had op dat moment meteen iets kunnen zeggen over een van beide aspecten, of over beide. Ze had kunnen merken dat ze zich eraan stoorde, waarna ze de menselijke vraag had kunnen stellen (“Waarom zou een redelijk, rationeel en fatsoenlijk mens hierom vragen?”). Dan had ze kunnen concluderen dat deze medewerker hier nieuw was, en dan had ze eenvoudigweg kunnen vragen of ze dit even konden bespreken.

De nieuwe medewerker had ook kunnen opmerken dat zijn vrouwelijke collega subtiele, non-verbale signalen begon uit te zenden, bijvoorbeeld dat ze met haar ogen begon te rollen of met witte knokkels een memo verfrommelde. Dan had hij gezien dat haar iets dwarszat en had hij daarnaar kunnen vragen. Beide personen hadden meteen het initiatief tot het gesprek kunnen nemen; dat verdient zeker de voorkeur.

2. Observeer en herken signalen

Wat niet wordt uitgesproken, uit zich in gedrag. Dat is ook een indicatie dat we een crucial conversation uit de weg gaan. Wanneer dat gebeurt, praten we over de ander in plaats van met de ander.

De twee meest gangbare manieren waarop zich dit uit zijn 1) roddelen en 2) non-verbale signalen afgeven, zoals wegkijken, fronsen, sarcastische opmerkingen maken enz. Andere collega’s kunnen de beginnende brand blussen door de betrokkenen erop te wijzen dat roddelen en non-verbale signalen een teken zijn dat ze een crucial conversation vermijden.

In plaats van haar conclusies voor zich te houden en de kwestie bij de nieuwe collega aan te kaarten, koos de vrouwelijke medewerker ervoor erover te klagen tegen andere collega’s. Ze liet de geest uit de fles; het gevolg was dat er een sfeer van wantrouwen en gebrek aan respect ontstond waar iedereen last van heeft. Elke collega had haar kunnen tegenhouden met een opmerking als: “Wacht even. Hij is hier nieuw. Laten we even met hem gaan praten wanneer hij terugkomt.” Maar dat gebeurde ook niet.

Wanneer en met wie houd je een crucial conversation?

Ten tweede, hoe moet je zo’n gesprek beginnen? Geen van beide collega’s pikte het potentiële conflict voorafgaand aan de lunch op; nu moet het worden besproken zodra het veilig is. Om voor veiligheid te zorgen, moet ze eerst haar verhaal beheersen, door te bedenken dat ze niet weet wat zijn beweegredenen waren. Zodoende kan ze haar emoties en conclusies in toom houden.

De eerste crucial conversation moet een één-op-één-gesprek tussen de vrouwelijke medewerker en haar mannelijke collega zijn. Ze moet beginnen met observaties en vragen; niet met emoties en conclusies. Deze stap kan een enorm verschil maken.

De tweede crucial conversation betreft het hele bedrijf. Om de ontstane spanningen in de bedrijfscultuur weg te nemen, moet het voltallige personeel bijeen worden gebracht en moet er duidelijk uiteen worden gezet welk gedrag wel en niet aanvaardbaar is. Zorg ervoor dat er volledige overeenstemming wordt bereikt voordat de bijeenkomst wordt afgerond. Dit gesprek is de eerste stap om herhaling in de toekomst te voorkomen. Er zijn richtlijnen waaraan men elkaar kan houden en er wordt bewerkstelligd dat iedereen voldoet aan verwachtingen die bij iedereen bekend zijn. Zorg ervoor dat deze verwachtingen aan nieuwe medewerkers worden uitgelegd zodra ze worden aangenomen.

Dit is nog maar een klein begin. Maar waar het hier om gaat, kan grote gevolgen hebben. Iedereen kan het initiatief nemen om een crucial conversation aan te gaan; meteen (dat is het beste) of de eerstvolgende keer (en dat is ook goed).

Veel succes,
Al